Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego to jedno z najstarszych i największych archiwów uniwersyteckich na świecie. Archiwum UJ gromadzi materiały instytucji działającej już ponad 650 lat a jego zbiory liczą prawie sześć tysięcy metrów bieżących akt. Dokumentują nieprzerwaną i różnorodną działalność Almae Matris Jagellonicae na przestrzeni przeszło sześciu wieków. W skład zasobu Archiwum UJ wchodzą liczne zespoły archiwalne, między innymi akta urzędu rektora, zgromadzenia ogólnego uniwersytetu, senatu, wydziałów, kolegiów, burs, katedr, prokuratora, kwestury i całej administracji oraz uniwersyteckich beneficjów i fundacji. Obecnie na całość archiwum składają się oddział akt dawnych, oddział akt nowych, oddział akt Collegium Medicum, oddział dokumentacji pozaaktowej, oddział badań dziejów UJ, oddział konserwacji papieru i skóry, oddział dokumentacji audiowizualnej.

Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego obejmuje Magazyn Główny oraz Pracownię Staropolską znajdujące się w gmachu Biblioteki Jagiellońskiej przy al. Mickiewicza oraz pomieszczenia archiwalne przy ul. Lindego i Badurskiego w Krakowie.

Lokalizacje oddziałów archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, w których zainstalowano rejestratory temperatury i wilgotności

Gmach Biblioteki Uniwersytetu Jagielońskiego w Krakowie. Fot. Piotr Cholewa Żródło: Wikipedia 

Utrzymywanie optymalnych warunków klimatycznych środowiska zewnętrznego w pomieszczeniach z cennymi dokumentami wymaga codziennego monitoringu i nadzoru. Do tej pory wyznaczona była osoba, która była odpowiedzialna za codzienne sprawdzanie temperatury i wilgotności, co wiązało się z dodatkowymi obowiązkami i procedurami.

Muzealne normy konserwatorskie określają następujące optymalne parametry warunków przechowywania i ekspozycji dla obiektów papierowych: temperatura powietrza: 19-21 ºC, wilgotność względna: 50-55 %, natężenie światła maksymalnie 50 Lux, emisja UV maksymalnie 20 mW/m²; 75 μW/Lumen.

Decyzja Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 stycznia 2007 r. w sprawie zabezpieczania i ochrony zasobu archiwalnego w archiwach państwowych.

Zbiory przechowywane w archiwum narażone są na niekorzystne oddziaływanie zewnętrznych warunków środowiska. Do najczęściej występujących zagrożeń należą:

• niewłaściwa wilgotność względna powietrza – zbyt niska wartość wilgotności względnej powietrza powoduje wysychanie klejów, pękanie skóry, kurczenie się płótna i pergaminu natomiast zbyt wysoka wnika w głąb książki i bardzo powoli z niej uchodzi, ponieważ celuloza zawarta w papierze jest materiałem bardzo higroskopijnym. Jeśli nastąpi znaczne zawilgocenie, to wewnątrz książki zachodzą głębokie zniszczenia wywołane pęcznieniem klejów w oprawach czy przenikaniem barwników z opraw i ilustracji na sąsiednie karty, co stwarza warunki do rozwoju pleśni. Gdy wilgotność względna przekracza 70% przy jednocześnie niskiej temperaturze powietrza może dochodzić do rozwoju mikroorganizmów
• niewłaściwa temperatura powietrza – zbyt wysoka temperatura powoduje przesuszanie papieru, blaknięcie tuszu, pękanie kleju i rozwarstwienia
• nieodpowiednie oświetlenie – w zależności od składu, stanu zachowania i wrażliwości na światło zbiory można podzielić na trzy kategorie: dokumenty o wysokiej wrażliwości (np. zdjęcia czarno-białe), dokumenty o bardzo wysokiej wrażliwości (np. druki czarno-białe, druki na kwaśnym papierze) oraz dokumenty o ekstremalnej wrażliwości (np. druki kolorowe, rękopisy, listy, dokumenty, akwarele, pastele, malowana skóra)
• oddziaływanie zanieczyszczeń gazowych i pyłowych – zanieczyszczenia powietrza szczególnie dwutlenkiem siarki, tlenkami azotu, formaldehydem, ozonem) i pyłami rożnego pochodzenia, powodują największe zniszczenia w zbiorach archiwalnych 
• zalania i wycieki – często w pomieszczeniach archiwalnych znajdują się rury centralnego ogrzewania, kaloryfery lub klimatyzacja, nawet drobna awaria powodująca wyciek może spowodować dotkliwe szkody

W obiektach archiwum zainstalowano 24 rejestratory temperatury i wilgotności Efento. Urządzenia rejestrują na bieżąco parametry, które są transmitowane bezprzewodowo do Gateway’a Bluetooth/Ethernet. Gateway, podłączony jest wprost do modemu LTE i przekazuje dane na platformę Efento Cloud.

Dane są na bieżąco wizualizowane na planie obiektu, w przypadku przekroczenia zadanych parametrów generują się alarmy. Pełna analiza stanu przechowywania dokumentów jest możliwa dzięki automatycznym raportom
Rozwiązanie takie pozwala na zdalny nadzór nad panującymi w archiwum paramentami środowiska. Wszystkie dane zapisywane są na platformie serwerowej w chmurze Efento Cloud. Platforma przeznaczona jest do obiektów, w których monitorowane jest od kilkunastu do kilkuset punktów pomiarowych. Dane do platformy mogą być przesyłane z dowolnej lokalizacji, a dostęp do nich możliwy jest przez przeglądarkę internetową. 

Rozmieszczenie rejestratorów temperatury i wilgotności w pomieszczeniu archiwum

Bezprzewodowe rejestratory temperatury Efento stanowią jeden z elementów Platformy do Nadzoru Wielkości Fizycznych.
Do archiwów polecamy również czujniki-rejestratory zalania z systemem powiadamiania alarmowego.
Producent oferuje również czujniki – rejestratory: temperatury i wilgotności, ciśnienia, ciśnienia różnicowego, zalania, otwarcia- zamknięcia, czujniki oparów paliw. 

Rozwiązanie Efento Cloud umożliwia gromadzenie i wizualizację danych z rejestratorów (np. w formie wykresu lub tabel) oraz generowanie automatycznych raportów. W przypadku przekroczenia ustalonych progów system pozwala na wysyłkę powiadomień do dowolnej liczby użytkowników, zarówno w formie wiadomości e-mail jak i SMS.

Instalacja rejestratorów temperatury i wilgotności Efento oraz skorzystanie z platformy Efento Cloud pozwoliło specjalistom Biblioteki Jagiellońskiej na zapobieganie zagrożeniom związanym ze zmianami warunków środowiska.
Cały proces monitorowania został zautomatyzowany i nie wymaga bezpośredniego nadzoru.
System pracuje bezawaryjnie